Als zzp’er bent u afhankelijk van inkomsten uit opdrachten. Dat betekent dat u facturen dient te versturen om betaald te worden. Maar ook dienen deze facturen te voldoen aan wettelijke regels. Hoe stelt u een professionele factuur op die voldoet aan de wettelijke vereisten? We leggen het uit in 10 stappen.
Correcte en tijdige betaling
Om niet alleen correct en tijdig betaald te krijgen maar ook te voldoen aan de wettelijke plichten is het van belang om te weten hoe u een factuur opmaakt en welke gegevens u dient op te nemen in uw facturen.
Wettelijke vereisten
Als u facturen dient te sturen dan dienen deze de gegevens te bevatten die wettelijk zijn vereist. Voldoen uw facturen daar niet aan dan kunt u boetes krijgen die in de duizenden euro’s kunnen lopen.
Onderdelen factuur
We bespreken hierna de volgende onderdelen die van belang zijn bij het opstellen van facturen bij het leveren van diensten aan afnemers in Nederland:
- Bedrijfsnaam
- Btw-identificatienummer (btw-id)
- KvK-nummer
- Bedrijfsnaam afnemer
- Factuurnummer
- Factuurdatum
- Omschrijving geleverde dienst
- Btw-tarief
- Betalingstermijn
- Betalingswijze
1. Bedrijfsnaam
U vermeldt (bovenaan) op uw factuur uw volledige bedrijfsnaam zoals deze is ingeschreven in de Kamer van Koophandel. U kunt daarbij de juridische naam gebruiken maar ook een geregistreerde handelsnaam. Indien u nog geen geregistreerde bedrijfs- of handelsnaam heeft dan kunt u uw eigen naam gebruiken.
Fiscale eenheid
Als sprake is van een holdingstructuur met een holding en een werkmaatschappij (een zogeheten fiscale eenheid) dan vermeldt u de naam van het bedrijf dat de prestatie heeft geleverd. Doorgaans zal dit de werkmaatschappij zijn.
Adres
Direct onder de bedrijfsnaam vermeldt u ook het volledige vestigingsadres van de onderneming. U gaat daarbij uit van het adres dat is ingeschreven in het register van de Kamer van Koophandel. Indien dat adres gelijk is aan uw privé-adres dan vermeldt u dat laatste adres.
Logo
Bij uw bedrijfsnaam kunt u ook uw logo opnemen waardoor ook meteen duidelijk is van welke opdrachtnemer de factuur afkomstig is. Dit draagt bovendien bij aan de professionaliteit van uw factuur. U kunt een logo tegen relatief lage prijs laten ontwerpen of zelf online maken met behulp van templates.
2. Btw-identificatienummer (btw-id)
Onderaan uw factuur vermeldt u uw btw-identificatienummer (btw-id). Dit is het nummer dat begint met NL en heeft u van de Belastingdienst gekregen. U vindt het terug in allerhande brieven van de Belastingdienst. Bij twijfel kunt u contact opnemen met de Belastingdienst.
Fiscale eenheid
Indien sprake is van een fiscale eenheid dan gebruikt u het btw-id van de onderneming die de prestatie heeft geleverd waarvoor de factuur wordt verzonden. Veelal zal dat de werkmaatschappij zijn, maar dat hoeft niet altijd het geval te zijn.
Wijziging per 1 januari 2020
U leest hier meer over het op 1 januari 2020 geïntroduceerde bwt-id of btw-identificatienummer en de vervanging van het oude btw-nummer.
3. KvK-nummer
Als u staat ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK) als ondernemer dan is uw onderneming geregistreerd onder een KvK-nummer. Dit KvK-nummer dient u te vermelden op de factuur.
Bij voorkeur vermeldt u dat onder of naast het btw-identificatienummer. Dit KvK-nummer kunt u vinden in het online register van de Kamer van Koophandel.
4. Bedrijfsnaam afnemer
Op de factuur neemt u ook de volledige bedrijfsnaam en het volledige vestigingsadres op van uw opdrachtgever waaraan de factuur is gericht en waarvoor u de opdracht heeft verricht. U kunt de naam en adresgegevens van de afnemer bovenaan de factuur vermelden bijvoorbeeld boven het hierna te bespreken factuurnummer.
Afdeling
Het is van belang om goed na te gaan, zeker bij grote bedrijven en organisaties, aan welk bedrijf u uw factuur dient te richten of aan welke afdeling deze gericht dient te zijn.
5. Factuurnummer
Op elke factuur dient u een uniek factuurnummer te vermelden. Het is gebruikelijk om dit nummer te vermelden na uw eigen gegevens als opdrachtnemer en de gegevens van de opdrachtgever.
Volgnummers
Het is raadzaam om opeenvolgende nummers te gebruiken waarbij u ook een onderscheid maakt naar jaartal. Zo kunt u uw eerste factuur in 2020 het nummer 2020-0001 geven en de volgende facturen 2020-0002, 2020-0003 etc.
6. Factuurdatum
De factuurdatum dient u bij voorkeur onder of naast het factuurnummer te vermelden. De factuurdatum is de datum waarop u de factuur stuurt naar of uitreikt aan uw afnemer.
Uiterste betaaldatum
Deze factuurdatum is van belang voor de eventuele aangifte van de omzetbelasting maar is ook van belang voor de uiterste betaaldatum van de factuur zoals we hierna zullen bespreken.
7. Omschrijving geleverde dienst
Vervolgens neemt u in de factuur een of meerdere omschrijvingen behorende bij de geleverde dienst of diensten. Het is belangrijk om daarin zo specifiek mogelijk te zijn zodat uzelf maar ook uw afnemer duidelijk heeft welke geleverde dienst in rekening wordt gebracht.
Specificatie
U kunt daarbij bijvoorbeeld de datum specificeren waarop de dienst is geleverd en ook een zo duidelijk mogelijke omschrijving meegeven zoals het aantal uur dat u heeft getolkt, de duur van de wachttijd, de reistijd, de talencombinatie, het aantal vertaalde woorden, de taalrichting etc.
Onkosten
Verder is het ook van belang dat u duidelijk aangeeft als u bepaalde onkosten doorberekent aan de klant zoals de huur van een fluisterset, tolkencabine etc. Dit kan uiteraard alleen als dit ook is afgesproken.
Eenheidsprijzen
Het is tot slot van belang dat u vermeldt wat de eventuele eenheidsprijzen zijn zoals het (tolk)tarief per uur, het (reistijd)tarief per minuut, de reiskosten per kilometer, het tarief per woord of pagina etc. zodat het totaalbedrag ook herleidbaar is.
8. Btw-tarief
Indien uw btw-plichtig bent volgens de Belastingdienst dan is het belangrijk om de volgende regels in acht te nemen.
Honorarium per opdracht
U dient allereerst uw tarief per opdracht (per omschrijving) te vermelden exclusief btw dat wil zeggen zonder de omzetbelasting daarbij op te tellen.
Kortingen
Mocht er een korting zijn verleend of een aftrek plaatsvinden dan vermeldt u deze korting in een aparte regel ook zonder btw.
Totaal exclusief btw
Vervolgens vermeldt u het totaalbedrag van alle in rekening gebrachte opdrachten (en eventuele onkosten) waarbij u ook de eventuele kortingen aftrekt echter zonder de btw.
Drie btw-tarieven
Daarna vermeldt u welk btw-tarief van toepassing is per dienst. Er zijn drie tarieven die we hieronder toelichten:
| Btw-tarief | Tarief | Toepassing |
|---|---|---|
| Algemeen btw-tarief | 21% | Dit is het tarief dat altijd geldt wanneer geen sprake is van een uitzonderingssituatie waardoor het hierna te bespreken tarief van 9% of 0% van toepassing is. |
| Verlaagd btw-tarief | 9% | Voor bepaalde diensten geldt het tarief van 9% zoals fietsen repareren, schoeisel en lederwaren repareren, kleding en huishoudlinnen repareren, diensten van kappers, werkzaamheden aan woningen, kampeergelegenheid bieden, logies, cultuur, recreatie, uitvoerende kunstenaars, sport, zwembaden, sauna’s, personenvervoer etc. |
| Nultarief | 0% | Het nultarief geldt voor diensten bij invoer en uitvoer van goederen naar landen buiten de EU, internationaal personenvervoer, werkzaamheden aan goederen die uitgevoerd worden naar niet-EU-landen, bemiddeling bij vervoer, opslag en invoer etc. |
Btw-bedrag in euro’s
Vervolgens vermeldt u het door u berekende btw-bedrag in euro’s.
Totaalbedrag inclusief btw
Tot slot telt u het totaalbedrag exclusief btw en het btw-bedrag op zodat het te betalen bedrag inclusief btw resteert. Dit laatste bedrag is het bedrag dat betaald dient te worden door uw cliënt. U dient vervolgens de door uw afnemer betaalde btw af te dragen aan de Belastingdienst middels uw aangifte omzetbelasting.
Vereenvoudigde factuur
Mocht het totaalbedrag inclusief btw overigens maximaal € 100,- zijn dan gelden de regels van een zogeheten vereenvoudigde factuur waarbij u op de factuur (slechts) de volgende onderdelen dient op te nemen:
- de datum waarop u de factuur uitreikt;
- uw naam en adresgegevens;
- welke diensten u heeft geleverd; en
- de btw.
9. Betalingstermijn
Onderaan de factuur (of bovenaan) dient u te vermelden binnen welke termijn de factuur betaald dient te worden gerekend vanaf de factuurdatum of u vermeldt een concrete uiterste datum.
Gebruikelijke termijn
De gebruikelijke termijn ligt tussen de veertien en dertig dagen vanaf het moment dat de factuur is uitgereikt.
Standaard dertig dagen
Als u niets opneemt dan geldt een wettelijke termijn van dertig dagen.
10. Betalingswijze
De afnemer dient tot slot te weten op welke wijze of op welke wijzen betaald kan worden. Daarvoor is het van belang dat u uw (zakelijke) rekeningnummer vermeldt met de tenaamstelling (persoonlijke naam of bedrijfsnaam).
Betalingsmethoden
Mogelijk biedt u ook andere betalingsmethoden aan dan overmaking via de bank. In dat geval dient u daarvan melding te maken zoals bijvoorbeeld een link naar een iDEAL-betalingsmogelijkheid.
Digitale factuur
De iDEAL-link heeft uiteraard slechts nut als u uw factuur (ook) digitaal verstuurt zoals per e-mail. Dit is overigens vrij eenvoudig aangezien u uw factuur kunt opmaken in Microsoft Word of Microsoft Excel of vergelijkbare programma’s en vervolgens in die programma’s kunt kiezen om de factuur als PDF op te slaan. U kunt deze dan vervolgens per e-mail verzenden naar uw klant.
Tolken
Klik hier voor het aanvragen van een offerte voor een tolkopdracht.
Vertalen
Klik hier voor het aanvragen van een offerte voor een vertaalopdracht.
Trainen
Wilt u zich aanmelden voor een cursus? Klik hier om de agenda te bekijken met al onze cursussen.