De legalisatie van officiële documenten

Het legaliseren van officiële documenten is bedoeld om een document bruikbaar te maken in andere landen dan het land dat dit document heeft afgegeven. De legalisatie kan werkgerelateerd zijn, maar ook kan het gaan om persoonlijke documenten zoals huwelijksaktes, echtscheidingsaktes, geboorteaktes, diploma’s en cijferlijsten etc. Veelal behoeven deze documenten een vertaling en dienen deze vervolgens te worden gelegaliseerd. De voorwaarden die gelden voor het legaliseren van een officieel document verschillen per land. Hoe legalisatie werkt van officiële documenten voor gebruik in het buitenland zal worden uitgelegd in dit blog.

Thomas Den Ouden

1. Legalisatie

Officiële documenten dienen te worden gelegaliseerd om rechtswerking te genieten in andere landen dan het land van herkomst. De buitenlandse autoriteiten dienen er zeker van te zijn dat de overgelegde documenten daadwerkelijk officieel en authentiek zijn, maar op welke wijze dient dit te gebeuren? Hierbij is het belangrijk om te weten welke voorwaarden van toepassing zijn in het land waarvoor u de documenten nodig hebt. De mogelijkheid om gebruik te maken van officiële documenten in het buitenland is opgenomen in het zogeheten Apostilleverdrag.

2. Apostilleverdrag

Het Apostilleverdrag (hierna: het Verdrag), ook wel het Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten, is een verdrag dat ziet op de eenvoudige procedure om officiële documenten te kunnen gebruiken in het buitenland.

2.1. Wat is een apostille?

Om een officieel document te kunnen gebruiken in een land dat is aangesloten bij het Verdrag dient u het document voor echt te laten verklaren met een apostille. Een apostille is een stempel of sticker op het document die het document bruikbaar maakt in het buitenland. Door deze apostille is het document direct geldig in de landen die verbonden zijn aan het Verdrag. Voor een Nederlands document kunt u een apostille bemachtigen bij elke willekeurige Nederlandse rechtbank. Welke documenten onder het Verdrag vallen bespreken we hieronder.

2.2. Welke documenten vallen onder de werking van het Apostilleverdrag?

2.2.1. Documenten die vallen onder de werking van het Apostilleverdrag

  • Administratieve documenten: akten van de burgerlijke stand, diploma’s en getuigschriften;
  • Documenten van rechterlijke organisaties: documenten van de rechtbank, gerechtsdeurwaarder of het Openbaar Ministerie;
  • Notariële akten: dit is een document waarin afspraken, verklaringen en overeenkomsten juridisch worden vastgelegd bij de notaris; en
  • Verklaringen (officieel) op onderhandse stukken: verklaringen over het bestaan van een document op een bepaalde datum.

2.2.2. Documenten die niet vallen onder de werking van het Apostilleverdrag

  • Documenten omtrent douaneformaliteiten of handelstransacties; en
  • Documenten welke zijn opgemaakt door diplomatieke ambtenaren of ambtenaren van het consulaat.

2.3. Welke landen zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag?

Er zijn momenteel 120 landen die zich hebben aangesloten bij het Verdrag, waaronder alle landen van de Europese Unie. Dit geldt ook voor de volgende landen in het Midden-Oosten en Noord-Afrika (MONA-regio): Bahrein, Marokko, Oman, Tunesië en Turkije.

Hieronder treft u een volledig overzicht aan van de aangesloten landen en de datum waarop het Verdrag in werking is getreden voor dat betreffende land.

Aangesloten land Inwerkingtreding
Albanië 09-05-04
Andorra 31-12-96
Antigua en Barbuda 01-11-81
Argentinië 18-02-88
Armenië 14-08-94
Australië 16-03-95
Azerbeidzjan 02-03-05
Bahama’s 10-07-73
Bahrein 31-12-13
Barbados 30-11-66
Belarus 31-05-92
België 09-02-76
Belize 11-04-93
Bolivia 07-05-18
Bosnië en Herzegovina 06-03-92
Botswana 30-09-66
Brazilië 14-08-16
Brunei 03-12-87
Bulgarije 29-04-01
Burundi 13-02-15
Chili 30-08-16
Colombia 30-01-01
Cookeilanden 30-04-05
Costa Rica 14-12-11
Cyprus 30-04-73
Denemarken 29-12-06
Dominica 03-11-78
Dominicaanse Republiek 30-08-09
Duitsland 13-02-66
Ecuador 02-04-05
El Salvador 31-05-96
Estland 30-09-01
Eswatini 06-09-68
Fiji 10-10-70
Filipijnen 14-05-19
Finland 26-08-85
Frankrijk 24-01-65
Georgië 14-05-07
Grenada 07-04-02
Griekenland 18-05-85
Guatemala 18-09-17
Guyana 18-04-19
Honduras 30-09-04
Hongarije 18-01-73
Ierland 09-03-99
IJsland 27-11-04
India 14-07-05
Israël 14-08-78
Italië 11-02-78
Jamaica 03-07-21
Japan 27-07-70
Joegoslavië (< 25-06-1991) 24-01-65
Kaapverdië 13-02-10
Kazachstan 30-01-01
Kirgistan 31-07-11
Kosovo 14-07-16
Kroatië 08-10-91
Lesotho 04-10-66
Letland 30-01-96
Liberia 08-02-96
Liechtenstein 17-09-72
Litouwen 19-07-97
Luxemburg 03-06-79
Malawi 01-12-67
Malta 02-03-68
Marokko 14-08-16
Marshalleilanden 14-08-92
Mauritius 12-03-68
Mexico 14-08-95
Moldavië 16-03-07
Monaco 31-12-02
Mongolië 31-12-09
Montenegro 03-06-06
Namibië 30-01-01
Nederlanden, het Koninkrijk der 08-10-65
Nicaragua 14-05-13
Nieuw-Zeeland 22-11-01
Niue 02-03-99
Noord-Macedonië 17-11-91
Noorwegen 29-07-83
Oekraïne 22-12-03
Oezbekistan 15-04-12
Oman 30-01-12
Oostenrijk 13-01-68
Palau 23-06-20
Panama 04-08-91
Paraguay 30-08-14
Peru 30-09-10
Polen 14-08-05
Portugal 04-02-69
Roemenië 16-03-01
Russische Federatie 31-05-92
Saint Kitts en Nevis 14-12-94
Saint Lucia 31-07-02
Saint Vincent en de Grenadines 27-10-79
Samoa 13-09-99
San Marino 13-02-95
Sao Tomé en Principe 13-09-08
Servië 27-04-92
Seychellen 31-03-79
Singapore 16-09-21
Slovenië 25-06-91
Slowakije 18-02-02
Spanje 25-09-78
Suriname 25-11-75
Tadzjikistan 31-10-15
Tonga 04-06-70
Trinidad en Tobago 14-07-00
Tsjechië 16-03-99
Tunesië 30-03-18
Turkije 29-09-85
Uruguay 14-10-12
Vanuatu 30-07-80
Venezuela 16-03-99
Verenigd Koninkrijk 24-01-65
Verenigde Staten van Amerika 15-10-81
Zuid-Afrika 30-04-95
Zuid-Korea 14-07-07
Zweden 01-05-99
Zwitserland 11-03-73

2.4. Hoe werkt legalisatie binnen het Apostilleverdrag?

U kunt de apostille krijgen bij elke willekeurige rechtbank. Daaraan zijn kosten verbonden die u vergoedt aan de rechtbank. Hoeveel dat is op enig moment kunt u navragen bij uw lokale rechtbank.

In bepaalde gevallen moet het document eerst gelegaliseerd worden door een andere instantie of organisatie dan de rechtbank. Dit geldt bijvoorbeeld voor het legaliseren van een diploma waarbij u eerst bij DUO een legalisatie dient te halen. Ook documenten van de Belastingdienst kunnen niet direct gelegaliseerd worden door de rechtbank maar moeten eerst door het directoraat-generaal van de Belastingdienst  (DG Belastingdienst) gelegaliseerd worden. Bij medicijnverklaringen geldt dat deze eerst gelegaliseerd moeten worden door het Centraal Administratie Kantoor (CAK).

3. Legalisatie buiten het Apostilleverdrag

De procedure die voortvloeit uit het Verdrag vereenvoudigt een legalisatie van officiële documenten omdat, doorgaans, slechts een apostillestempel is vereist van de rechtbank op het te legaliseren document.

Hoe zit het met het legaliseren van documenten in landen die niet zijn aangesloten bij het Verdrag? Dit hangt af van het land waar het document gebruikt moet worden. Kenmerkend aan deze vorm van legalisatie zijn de vele stappen die genomen moeten worden om een legalisatie te finaliseren. Hieronder bespreken we de stappen die doorgaans onderdeel uitmaken van het proces tot legalisatie.

3.1. Beëdigde vertaling

Indien het document is opgesteld in een taal anders dan het Nederlands, Engels, Frans of Duits dan dient het document in het Nederlands vertaald te worden door een beëdigd vertaler. Vervolgens dient de handtekening van de vertaler gelegaliseerd te worden door een Nederlandse rechtbank.

3.2. Legalisatie door afgevende instantie

Daarna dient het in het Nederlands opgestelde document of het vertaalde document gelegaliseerd te worden bij de instantie of organisatie die het document heeft afgegeven zoals de rechtbank, Kamer van Koophandel of DUO. Indien het bijvoorbeeld gaat om een gerechtelijke uitspraak dan zal die door de rechtbank moeten worden gelegaliseerd om de authenticiteit van dat document te bevestigen.

3.3. Legalisatie door het Consulair Dienstencentrum

Vervolgens wordt de legalisatie verricht door het Consulair Dienstencentrum (CDC). Dit is een onderdeel van het ministerie van Buitenlandse Zaken dat gevestigd is in Den Haag. Het CDC legaliseert Nederlandse documenten voor gebruik in het buitenland.

Het CDC geeft informatie over de precieze legalisatieprocedure per land dat niet valt onder de werking van het Verdrag. Het is belangrijk om die actuele informatie altijd goed door te nemen.

3.4. Legalisatie door consulaat/ambassade

In de meeste gevallen dient het door het CDC gelegaliseerde document tot slot te worden gelegaliseerd door het in Nederland gevestigde consulaat of de in Nederland gevestigde ambassade van het land waar u het document wenst te gebruiken.

Daarna is het document gereed voor gebruik in het land waarvoor deze legalisatie is doorlopen. U kunt dit document dan niet in andere landen gebruiken. Daarvoor moet u weer de specifieke legalisatieprocedure volgen die geldt voor dat andere land.

 

Direct tolk reserveren

Direct een tolk reserveren? Bel nu: 030 - 2919940.

Offerte tolkopdracht

Klik hier voor het aanvragen van een offerte voor een tolkopdracht.

Offerte vertaalopdracht

Klik hier voor het aanvragen van een offerte voor een vertaalopdracht.