Als notaris kunt u te maken krijgen met een cliënt die de Nederlandse taal niet of onvoldoende beheerst. In dat geval bent u aangewezen op een notaristolk. In dit blogartikel leest u onder meer wanneer u een dergelijke tolk inzet, aan welke voorwaarden deze dient te voldoen en waar u deze kunt vinden.
1. Wanneer dient een notaris een tolk in te schakelen?
Akte in vreemde taal?
Artikel 42 lid 1 van de Wet op het notarisambt (Wna) bepaalt dat een akte wordt verleden in de Nederlandse taal. Indien partijen dat verlangen, wordt de akte verleden in een vreemde of de Friese taal, eventuele wettelijke uitzonderingen daargelaten. Voorwaarde hiervoor is dat de notaris die betreffende taal voldoende beheerst en dat de cliënt hierom vraagt.
Tolk goedkoper dan vertaalde akte
Hoewel een akte in een vreemde taal opgesteld kan worden, zal een door een Nederlandse notaris opgestelde akte doorgaans in het Nederlands opgesteld worden.
Allereerst zullen cliënten over het algemeen niet verzoeken om een akte te verlijden in een andere taal dan het Nederlands. Maar ook als zij dat wel zouden doen, is de kans groot dat de notaris die vreemde taal niet in voldoende mate beheerst om een akte in die taal op te kunnen stellen.
Tot slot is het goedkoper om een notaristolk, ook wel notariële tolk, in te schakelen dan een akte op te stellen in een vreemde taal, niet in de laatste plaats omdat standaardmodellen van notarissen veelal in het Nederlands zijn opgesteld.
Nakoming informatie- en zorgplicht
De bij de notaris verschijnende partijen zijn echter steeds vaker de Nederlandse taal niet of niet voldoende machtig vanwege hun (migratie)achtergrond als gevolg van steeds verdergaande globalisering, internationalisatie en immigratie.
Een tolk zal in die gevallen daarom noodzakelijk zijn zodat de bij de notaris verschijnende partijen de inhoud van de betreffende akte kunnen begrijpen en de notaris daarmee kan voldoen aan zijn informatie- en zorgplicht (ook wel belehrungsplicht). In dergelijke gevallen dient op grond van artikel 42 lid 1 Wna een beëdigde tolk ingeschakeld te worden.
Dat niet-nakoming van deze plichten grote gevolgen kan hebben voor de notaris blijkt wel uit de rechtspraak op dit terrein van de kamer voor het notariaat en het gerechtshof Amsterdam.
Voor notariële én onderhandse akten
Artikel 42 lid 1 Wna heeft in eerste instantie betrekking op notariële akten, zo blijkt ook uit de tekst zelf. Volgens de kamer voor het notariaat kan de verplichting om een tolk in te schakelen echter ook zien op onderhandse akten wanneer dat uit de zorgvuldigheidsnorm van de notaris volgt.
Dit zal over het algemeen gelden wanneer de partijen de Nederlandse taal niet of onvoldoende machtig zijn en een tolk of vertaler noodzakelijk is zodat de partijen de (onderhandse) akte voldoende kunnen doorgronden. Dit volgt mede uit de algemene informatieplicht van artikel 43 Wna en de zorgplicht van artikel 17 lid 1 Wna.
2. Waaraan dient de notaristolk te voldoen?
Beëdigde tolk
Hoewel de Wet op het notarisambt niet vermeldt dat de tolk beëdigd dient te zijn, gaat het hier wel degelijk om een beëdigde tolk blijkens de wetsgeschiedenis van de Wet op het notarisambt. De huidige tekst van de Wet op het notarisambt dateert van een tijd dat er alleen beëdigde vertalers waren en geen beëdigde tolken. De bedoeling van de wetgever is echter dat een tolk wordt ingeschakeld die beëdigd is.
C1-niveau
Deze hoeft overigens geen vertaler te zijn zoals de wettekst doet vermoeden omdat de toevoeging ‘die zo mogelijk ook beëdigd vertaler is’ bedoeld was om te bereiken dat de tolk enige beëdiging op zijn naam heeft staan. Het betekent evenwel dat de tolk beëdigd dient te zijn waarbij het voor de hand ligt dat de tolk op het hoogste niveau, dat wil zeggen C1-niveau, is beëdigd. Slechts indien geen C1-tolk in de betreffende talencombinatie beschikbaar zou zijn, kan uitgeweken worden naar een zogeheten B2-tolk.
Juiste talencombinatie
Van groot belang is verder dat de tolk beëdigd is in de juiste talencombinatie. Dat lijkt voor de hand liggend, maar in de praktijk is dat niet altijd eenvoudig.
In sommige talen met verschillende spreekvarianten is dat namelijk een extra uitdaging zoals bijvoorbeeld bij het Arabisch. In het Rbtv (Register beëdigde tolken en vertalers) staan maar liefst zestien verschillende Arabische spreektalen opgenomen. Varianten zijn er ook op talen zoals het Koerdisch (7), Berber (6), Chinees (6) en Pidgin Engels (4).
Het is dan ook van groot belang dat de notaris kan vertrouwen op een tolkbureau dat de juiste tolk inschakelt op basis van de specifieke moedertaal van de cliënt.
Kennis en ervaring
Tolken bij de notaris vereist niet alleen kennis van de Nederlandse en vreemde taal maar ook kennis van de specifieke terminologie die wordt gebezigd in de akte. Niet alleen is in dit verband de voorbereiding (zie hierna) van belang maar ook parate kennis door ervaring en nascholing.
Bij het verlijden van een notariële akte staat immers vaak veel op het spel zodat zorgvuldigheid is geboden. De notaris moet zich er bovendien steeds van verzekeren dat de cliënt werkelijk begrijpt wat de gevolgen zijn van de akte die hij gaat ondertekenen.
3. Wat doet een notaristolk (niet)?
Tolkgesprek voorbereiden
Om de tolk in staat te stellen zich goed voor te bereiden, zal de notaris de conceptakte vooraf toezenden zodat de tolk zich kan inlezen om zich op die manier voor te bereiden op het gesprek bij de notaris.
Zakelijke inhoud vertalen
De notaristolk heeft vervolgens als taak om bij het verlijden van de akte bij de notaris de zakelijke inhoud van de akte mondeling te vertalen, zo valt te lezen in artikel 42 lid 1 Wna. Dat betekent dat het niet nodig is dat de tolk de gehele inhoud van de akte vertaalt. Een vertaling van de zakelijke inhoud van de akte is voldoende zo blijkt ook uit de wetsgeschiedenis.
Ondertekenen akte
Volgens artikel artikel 42 lid 1 Wna tekent de tolk ook de akte. Bovendien wordt van de bijstand van de tolk in het slot van de akte melding gemaakt, aldus het wetsartikel. In dat verband is het van belang dat het tolkbureau tijdig de gegevens van de tolk doorgeeft aan de notaris om op te nemen in de akte. We zullen hierna bespreken om welke gegevens het gaat.
Geen andere taken
In regel 4 van de Gedragscode voor tolken in het kader van de Wbtv (bijlage 1 bij het Besluit gedragscode voor tolken en vertalers in het kader van de Wet beëdigde tolken en vertalers 2024) lezen we het volgende:
Ik houd mij strikt aan de opdracht. Ik ben niet behulpzaam bij andere taken. Ik verstrek geen informatie die de eigen integriteit, onafhankelijkheid of onpartijdigheid in het gedrang brengt, noch op eigen initiatief, noch op verzoek van partijen.
Ook de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) benadrukt dat de notaris te allen tijde een voorlichtingsplicht heeft en dat deze niet overgelaten kan worden aan de tolk. Dat geldt des te meer als een akte op basis van een volmacht wordt gepasseerd.
Dat betekent dat zowel de tolk als de notaris niet in een situatie terecht zouden mogen komen dat de tolk (deels) de voorlichtingsplicht overneemt van de notaris. Ook mag de tolk niet belast worden met andere taken of andere taken op zich nemen zoals het verschaffen van informatie aan de notaris of de cliënt.
4. Welke gegevens van de notaristolk worden vermeld in de akte?
Op grond van artikel 40 lid 2 sub f Wna dient een aantal gegevens van de tolk in de akte vermeld te worden in geval een tolk wordt ingezet om de akte te vertalen. Het gaat om de volgende gegevens:
- naam
- voornamen
- geboortedatum
- geboorteplaats
- woonplaats
Deze gegevens worden doorgegeven door het door de notaris ingeschakelde tolkenbureau. In de praktijk wordt ook het zogeheten Wbtv-nummer doorgegeven zodat in het Rbtv nagegaan kan worden of de tolk is beëdigd en in welke talencombinatie. De tolk zal zich tijdens het tolkgesprek overigens ook dienen te identificeren op grond van artikel 39 lid 1 Wna.
5. Wie betaalt de kosten van de notaristolk?
De notaristolk wordt ingeschakeld ten behoeve van de cliënt van de notaris zodat deze kosten voor rekening komen van de betreffende cliënt. De notaris schakelt op zijn beurt een tolkbureau in en de notaris zal de kosten voor het inschakelen van de tolk dienen te betalen aan het tolkbureau.
Daarbij is het van belang dat ook de kosten voor de voorbereiding (bestudering van de akten), de reistijd, reiskosten en bemiddelingskosten in rekening worden gebracht door het tolkbureau.
In dat kader is ook van belang dat er duidelijke afspraken worden gemaakt over financiële gevolgen van wijziging van de passeerdatum en de vraag of het tolkbureau een vervangende tolk kan regelen en tegen welke kosten.
6. Conclusie
Tolk inzetten
Een notaris zal vanwege globalisering, internationalisatie en immigratie steeds vaker te maken krijgen met cliënten die de Nederlandse taal niet of onvoldoende machtig zijn. De Wet op het notarisambt vereist van de notaris dat hij in dat geval een tolk inschakelt waarmee de notaris kan voldoen aan zijn voorlichtings- en zorgplicht zodat de inhoud van de akte goed wordt begrepen door de betreffende cliënt.
Gekwalificeerde tolk
Een notaristolk dient een beëdigde tolk te zijn die ingeschreven is in het Rbtv (Register beëdigde tolken en vertalers) in de benodigde talencombinatie en waar mogelijk op C1-niveau. Bij voorkeur heeft de notaristolk niet alleen de juiste inschrijving in het Rbtv maar ook kennis van de notariële terminologie en ervaring met tolken voor het notariaat. Slechts in uitzonderlijke gevallen kan een beroep worden gedaan op de zogeheten B2-tolk.
Tolktaken
Het is aan de tolk om zich goed voor te bereiden op het tolkgesprek en de door de notaris te ontvangen conceptakte te bestuderen. In deze akte dienen ook de gegevens van de tolk opgenomen te worden. Tijdens het gesprek zelf dient de tolk de zakelijke inhoud van de akte mondeling te vertalen voor de betreffende cliënt en de akte te tekenen. De tolk houdt zich verder niet met andere taken bezig zoals voorlichting of informatie.
Kwaliteit
De notaris doet er gezien het voorgaande goed aan om zich te vergewissen van de kwaliteit van het tolkbureau dat de notaristolk levert. Niet alleen vanwege de vereisten van een notaristolk maar ook vanwege continuïteit in de opdracht mocht de passeerdatum onverhoopt gewijzigd worden of een andere wijziging optreden. Het is dan belangrijk dat er snel een vervangende tolk geregeld kan worden.
Notaristolk aanvragen
MONA heeft jarenlange ervaring met het inzetten van tolken voor grote en kleine notariskantoren en voor alle soorten akten, in het bijzonder in spoedeisende zaken. U kunt een offerte en een eventuele aanvraag direct indienen door hier te klikken.
Tolken
Klik hier voor het aanvragen van een offerte voor een tolkopdracht.
Vertalen
Klik hier voor het aanvragen van een offerte voor een vertaalopdracht.
Trainen
Wilt u zich aanmelden voor een cursus? Klik hier om de agenda te bekijken met al onze cursussen.