Een mediator heeft als taak om mensen te verbinden die op afstand van elkaar (zijn komen te) staan. Als de partijen door taal- en cultuurverschillen nog meer op afstand van elkaar staan, is het des te belangrijker om een gekwalificeerde en ervaren tolk in te zetten om de communicatie zo veel mogelijk te stroomlijnen. In dit artikel bespreken we wanneer u als MfN-registermediator een tolk inzet en hoe u aan de juiste tolk komt.
1. Wanneer een tolk inschakelen?
Tussen de partijen
In het mediationproces staat de mediator tussen de partijen en ondersteunt hen in het maken van hun keuzes en het zoeken naar een oplossing, zo lezen we in de Gedragsregels voor de MfN-registermediator (de Gedragsregels). De mediator kan de partijen daarbij waar nodig informatie verstrekken, zodat zij zich een weloverwogen beeld kunnen vormen en hun positie kunnen bepalen.
Verbeteren communicatie
De Gedragsregels bepalen ook dat de mediator interventietechnieken inzet die gericht zijn op het verbeteren van de communicatie tussen partijen, het verhelderen van het probleem en de betrokken emoties en belangen en de begeleiding van de onderhandelingen tussen partijen.
Taalbeheersing
Op grond hiervan is evident dat een deelnemer aan mediation die het Nederlands niet of niet voldoende machtig is niet in staat zal zijn om op een adequate wijze deel te nemen aan de mediation. Het bespreekbaar maken van het probleem en het zoeken naar een oplossing door middel van adequate communicatie is slechts mogelijk als alle partijen elkaar maar ook zeker de mediator begrijpen.
Anderstalige mediator
Een oplossing kan zijn dat de mediator tweetalig is en dus ook de taal spreekt van de vreemdtalige partij of partijen. Gezien de complexiteit die gepaard gaat met tolken, moet het dan wel gaan om een situatie dat de mediator de beide talen in voldoende mate beheerst. Zo zijn er in Nederland Engelstalige mediators die met name worden ingezet in geschillen tussen en met expats.
Professionele tolk
De valkuil is hier echter dat de expats zelf geen Engels spreken als moedertaal. Ook voor de mediator kan gelden dat het Engels niet altijd toereikend is en dat er vertaalfouten en miscommunicatie op de loer liggen en dat is uiteraard onwenselijk bij elke vorm van conflictbeslechting. Een professionele tolk zal in dit soort gevallen daarom uitkomst bieden. Een professionele tolk heeft immers kennis van de beide talen en culturen en is bij uitstek geschikt om de gespreksvoering met anderstaligen te stroomlijnen.
2. Waaraan dient de mediationtolk te voldoen?
Beëdigde tolk
Het beroep van tolk is geen beschermd beroep en iedereen mag zich dus tolk noemen. Tolken die op grond van de Wet beëdigde tolken en vertalers (Wbtv) zijn ingeschreven in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv) voldoen aan hoge kwaliteitseisen. Deze tolken zijn beoordeeld op kennis van de brontaal (doorgaans het Nederlands) en de vreemde taal. Maar ook zijn zij beoordeeld op kennis van de beide culturen, tolkvaardigheden, tolkattitude en integriteit. Gezien de kwaliteitsstandaard van de MfN-registermediator is inschakeling van een beëdigde tolk onontbeerlijk omdat de mediator er alleen dan op mag vertrouwen dat kwaliteit is gegarandeerd.
Integriteit en vertrouwelijkheid
De MfN-registermediator ziet er op toe dat hij zelf en alle andere betrokkenen bij de mediation zich uitdrukkelijk verbinden aan de geheimhoudingsplicht. Inschakeling van een beëdigde tolk betekent inschakeling van een tolk die zich middels eedaflegging of belofte heeft gecommitteerd aan geheimhouding ten aanzien van vertrouwelijke informatie waarvan de tolk door zijn werk kennisneemt. De beëdigde tolk dient zich verder te houden aan de Gedragscode voor tolken in het kader van de Wbtv waarin vertrouwelijkheid als kernwaarde is opgenomen. Tot slot is een beëdigde tolk onderworpen aan klachtrecht uitgeoefend door Bureau Wbtv.
C1-niveau of toch B2-niveau
Beëdigde tolken die staan ingeschreven in het Rbtv hebben een C1-niveau of een B2-niveau. Kort gezegd is een C1-tolk een tolk die zowel het Nederlands als de vreemde taal vloeiend beheerst en dit is dan ook het hoogste inschrijfniveau. De B2-tolk beheerst beide talen op een adequaat niveau. Afhankelijk van de complexiteit van het onderwerp kan zowel een C1-tolk als een B2-tolk worden ingeschakeld door de mediator. Zo kan voor een burengeschil heel goed een B2-tolk ingezet worden. Dit ligt echter anders voor een internationaal geschil tussen aandeelhouders.
Juiste talencombinatie
Van groot belang is verder dat de tolk beëdigd is in de juiste talencombinatie. Dat lijkt voor de hand liggend, maar in de praktijk is dat niet altijd eenvoudig.
In sommige talen met verschillende spreekvarianten is dat namelijk een extra uitdaging zoals bijvoorbeeld bij het Arabisch. In het Rbtv zijn maar liefst zestien verschillende Arabische spreektalen opgenomen. Varianten zijn er ook op talen zoals het Koerdisch (7), Berber (6), Chinees (6) en Pidgin Engels (4).
Het is dan ook van groot belang dat de mediator kan vertrouwen op een tolkbureau dat de juiste tolk inschakelt op basis van de specifieke moedertaal van de vreemdtalige mediationdeelnemer.
3. Wat doet een mediationtolk (niet)?
Mediationovereenkomst vertalen
De mediator stuurt de mediationovereenkomst, MfN gedragsregels en MfN reglement aan de partijen. Bij een niet-Nederlandstalige partij die ook geen vertaalde versie heeft van de documenten zal het in deze fase al van belang zijn dat de tolk wordt betrokken. In dit kader kan de tolk betrokken worden om uitleg te geven over de inhoud van de genoemde stukken. Anders kan de situatie zich voordoen dat de mediation gedoemd is te mislukken van meet af aan omdat een of meerdere partijen niet begrijpen waaraan zij zich gecommitteerd hebben.
Mediationgesprek tolken
De belangrijkste verantwoordelijkheid van de tolk is vervolgens om te tolken tijdens de mediationgesprekken. Indien beschikbaar kan de tolk ter voorbereiding hierop de stukken ontvangen waarover ook de mediator. Het is belangrijk om afspraken te maken over de vraag of de tolk simultaan (tolken terwijl de spreker spreekt) of consecutief (tolken na iedere onderbreking door de spreker) zal tolken en dat de tolk in zijn introductie de reikwijdte van zijn rol bespreekt met partijen.
Vaststellingsovereenkomst vertalen
Indien de vaststellingsovereenkomst wordt opgesteld in het Nederlands is het verder aanbevelenswaardig dat de tolk de zakelijke inhoud mondeling vertaalt aan de vreemdtalige partij zodat u zich als mediator ervan kunt verzekeren dat de inhoud ook door die partij is begrepen alvorens die overgaat tot ondertekening daarvan.
Vermelding in vaststellingsovereenkomst
Hoewel niet verplicht, is het aanbevelenswaardig om melding te maken van de ingezette tolk in de vaststellingsovereenkomst waarbij de volledige naam en het Wbtv-nummer (inschrijvingsnummer in het Rbtv) van belang zijn. In de toekomst kan mogelijk een geschil ontstaan over de vraag of de vreemdtalige partij de inhoud van de mediation en/of de vaststellingsovereenkomst wel voldoende begreep en de vraag wat de mediator in dat kader heeft ondernomen.
Geen andere taken
In regel 4 van de Gedragscode voor tolken in het kader van de Wbtv (bijlage 1 bij het Besluit gedragscode voor tolken en vertalers in het kader van de Wet beëdigde tolken en vertalers 2024) lezen we het volgende:
Ik houd mij strikt aan de opdracht. Ik ben niet behulpzaam bij andere taken. Ik verstrek geen informatie die de eigen integriteit, onafhankelijkheid of onpartijdigheid in het gedrang brengt, noch op eigen initiatief, noch op verzoek van partijen.
Dat betekent dat zowel de tolk als de mediator niet in een situatie terecht zouden mogen komen dat de tolk (deels) de taken overneemt van de mediator. Ook mag de tolk niet belast worden met andere taken of andere taken op zich nemen zoals het verschaffen van informatie aan de mediator of andere betrokkenen.
4. Wie betaalt de kosten van de mediationtolk?
De mediationtolk wordt ingeschakeld ten behoeve van de vreemdtalige cliënt van de mediator zodat deze kosten voor rekening komen van de betreffende cliënt tenzij andere afspraken zijn gemaakt. De mediator schakelt op zijn beurt een tolkbureau in en de mediator zal de kosten voor het inschakelen van de tolk dienen te betalen aan het tolkbureau.
Daarbij is het van belang dat ook de kosten voor de voorbereiding (bestudering van de overeenkomsten en andere stukken), de reistijd, reiskosten en bemiddelingskosten in rekening worden gebracht door het tolkbureau.
5. Conclusie
Tolk inzetten
Een mediator heeft bij uitstek een verbindende rol net zoals een tolk. De communicatie tussen partijen die een geschil hebben met elkaar heeft nog meer dan anders baat bij stroomlijning zodat partijen elkaar in elk geval taalkundig goed kunnen begrijpen. Inzet van de juiste tolk is dan ook van groot belang.
Gekwalificeerde tolk
Een mediationtolk is bij voorkeur een beëdigde tolk die ingeschreven is in het Rbtv (Register beëdigde tolken en vertalers) in de benodigde talencombinatie en waar nodig op C1-niveau en anders op B2-niveau. Inschrijving van de tolk in het Rbtv garandeert niet alleen kwaliteit op het terrein van taal en cultuur maar ook de integriteit en vertrouwelijkheid die zo van belang zijn binnen mediation.
Tolktaken
Het is aan de tolk om zich goed voor te bereiden op het tolkgesprek en de door de mediator te ontvangen stukken te bestuderen. De primaire taak van de mediationtolk is het tolken van het mediationgesprek. Bijkomende taken kunnen zijn de mondelinge vertaling van de mediationovereenkomst en de vaststellingsovereenkomst indien deze zijn opgesteld in een voor een van de partijen onbegrijpelijke taal. De tolk houdt zich verder niet met andere taken bezig zoals voorlichting of informatie.
Mediationtolk aanvragen
MONA heeft jarenlange ervaring met het inzetten van tolken voor alle soorten mediationgesprekken. U kunt een offerte en een eventuele aanvraag direct indienen door hier te klikken.
Tolken
Klik hier voor het aanvragen van een offerte voor een tolkopdracht.
Vertalen
Klik hier voor het aanvragen van een offerte voor een vertaalopdracht.
Trainen
Wilt u zich aanmelden voor een cursus? Klik hier om de agenda te bekijken met al onze cursussen.